Tietosuojakäytäntö

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Nordic Learning Intelligence Oy (y-tunnus 3599307-3).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:

Niina Sainius

puh. 040 569 3939

Väliniitynkaari 8, 04330 Lahela

privacy @ gesento.ai

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on:

a) Nordic Learning Intelligence Oy / Asiakasrekisteri

b) Nordic Learning Intelligence Oy / Markkinointi- ja viestintärekisteri

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä, kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, mukaan lukien suoramarkkinointi ja sähköinen suoramarkkinointi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti itse, mutta voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän lukuun toimivia palveluntarjoajia ja alihankkijoita.

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

• henkilön perustiedot ja yhteystiedot
• a) Nordic Learning Intelligence Oy / Asiakasrekisteri: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• b) Nordic Learning Intelligence Oy / Markkinointi- ja viestintärekisteri: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite
• henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike kyseisessä yrityksessä tai organisaatiossa
• henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan. Markkinointi- ja viestintärekisteriin kerätään tietoja myös ulkopuolisista palveluista tai sovelluksista, kuten Facebook, Instagram, muut sosiaalisen median kanavat, Mailchimp, Campaign Monitor, mahdolliset messut ja tapahtumat, asiakastapaamiset ja yhteistyökumppanit.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan kolmen vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kymmenen vuoden kuluttua sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun toimivien palveluntarjoajien toimesta.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• IT- ja järjestelmäpalvelujen tarjoajat
• verkkosivualustojen ja hosting-palvelujen tarjoajat
• sähköposti- ja uutiskirjejärjestelmien tarjoajat
• analytiikka- ja markkinointipalvelujen tarjoajat
• muut rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeelliset alihankkijat

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttämät henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitsevissa palveluissa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että siirrot toteutetaan EU:n mallisopimuslausekkeet -mekanismin tai muun tietosuojalainsäädännön edellyttämän siirtoperusteen mukaisesti.

Tietoja voidaan siirtää erityisesti Yhdysvaltoihin rekisterinpitäjän käyttämien kansainvälisten palveluntarjoajien (esim. sähköposti-, markkinointi- ja analytiikkapalvelut) yhteydessä.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

• oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä GDPR 15 artiklassa määriteltyihin tietoihin;
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
• oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä (GDPR 16 art.);
• oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä GDPR 17 artiklan mukaisissa tilanteissa;
• oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä GDPR 18 artiklan mukaisissa tilanteissa;
• oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle GDPR 20 artiklan mukaisesti;
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.);
• oikeus vastustaa suoramarkkinointia sekä pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti;

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12 Evästeet ja analytiikka

Käytämme sivustollamme evästeitä (cookies) parantaaksemme käyttökokemusta, muistaaksemme asetuksesi ja analysoidaksemme sivuston liikennettä.

• Välttämättömät evästeet: Nämä ovat välttämättömiä sivuston perustoiminnoille, kuten kieliasetusten säilyttämiselle.
• Analytiikkaevästeet: Käytämme Google Analytics -palvelua kerätäksemme tietoa siitä, miten sivustoa käytetään (esim. suosituimmat sivut ja käyntien kestot). Kerätty tieto on tilastollista ja se auttaa meitä kehittämään palveluamme. Tiedot on anonymisoitu mahdollisimman pitkälle, eikä niitä käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

Voit hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet sivuston alareunassa olevan evästebannerin kautta. Voit myös muuttaa asetuksiasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa tyhjentämällä selaimen evästeet.